kintone サイボウズLive化作戦(ToDoリスト編)

この記事の概要

★この記事は「kintone Advent Calendar 2017」の4日目の記事です。

みなさんこんにちは。プロジェクト・アスノート代表の松田です。
無料で使えるグループウェアとして、多くの人に愛されていたサイボウズLiveが、残念ながら2019年4月15日をもってサービス終了になることが決まりました。この発表を受けて、さまざまなサービスが移行受け入れ発表を行い、移行ユーザー獲得ブームが起こっています。

今回は、同じサイボウズのkintoneを使って、サイボウズLiveの機能を再現してみます。

この記事では、kintoneの標準機能で、サイボウズLiveのToDoリストの機能を再現したアプリを作るための手順と考え方を解説します。

★記事の最後で、今回作成したkintoneスペースのテンプレートおよび、アプリセットのテンプレートをダウンロードできます。kintoneアプリ作成初心者の人はぜひ参考にしてみてください。

▼関連記事:「kintone サイボウズLive化作戦」シリーズ

  1. グループ・トップページ編
  2. イベントカレンダー編
  3. ToDoリスト編(この記事)
  4. 共有フォルダ編

今回作成したToDoアプリのイメージ

サイボウズLiveの画面を確認

それではまず、サイボウズLiveの画面を確認しながら、機能を洗い出してみます。
各画面ごとに、機能を洗い出してみました。

ToDo一覧画面

  • カテゴリ分類ができる
  • ステータスや優先度も一覧で確認できる

ToDo入力画面

  • タイトル
  • カテゴリ(ドロップダウン選択)
  • メモ(タスクの詳細を記入)
  • 添付ファイル
  • 担当者(複数設定可能)
  • ステータス:未着手、対応中、保留、確認中、完了(グループ単位で設定により変更可能)
  • 期日の日時(期日指定しないケースもあり)
  • 優先度(ドロップダウン):S,A,B,C,D(グループ単位で設定により変更可能)
  • 更新通知設定

詳細画面

  • コメントを追加することができます。
  • 添付ファイルを追加することができます。

kintoneアプリの構成

フォーム設定

  • タイトル(文字列(1行))
  • メモ(文字列(複数行))
  • 添付ファイル
  • 担当者(ユーザー選択)
  • ステータス(ドロップダウン)
  • 優先度(ドロップダウン)
  • 期日(日時)
    • レコード登録時の日時を初期値にするチェックを外しておく
  • 更新通知設定(チェックボックス)
    • フィールド名を表示しないチェックを入れる
  • 作成日時、作成者、更新日時、更新者

カテゴリーの設定

アプリの設定>設定タブ>その他の設定>カテゴリ を開く。カテゴリーを設定すると、レコード作成・編集画面及び一覧画面にカテゴリーが表示されます。

レコード作成・編集画面

 

一覧画面

 

一覧設定

アプリの設定>一覧タブ を開き、+ボタンから一覧表の追加・設定を行います。以下の順番で項目を設定しました。設定は左側のフィールドを、右のエリアにマウスでドラッグします。

  • タイトル
  • カテゴリー
  • ステータス
  • 優先度
  • 期日
  • 担当者

 

 

コメントと添付ファイルを追記できるようにしたい

サイボウズLiveでは、ToDoの詳細画面でコメントの記入および添付ファイルの追加ができるようになっています。ここは関係者とのやり取りにも使えますし、進捗状況の記入とその資料の添付場所としても活用できます。

kintoneのアプリコメントを使うと、前者のコメントのやり取りは可能ですが、後者の進捗状況および添付ファイルの記載はできません。レコード本文を編集して添付ファイルを追加してもいいのですが、これだと時系列がわからないのと、どういう状況で添付されたデータなのかが分かりにくいです。

そこで、アプリのこれまで作ったフォームの下に、進捗状況を記載する「テーブル」を設置してみましょう。

 

 

 

 

テーブルにすると、ヘッダー行(タイトル)の背景が青に変わり、このような表形式の表示になればOKです。

テーブルを使うと、このように行を追加しながら、時系列でコメントを記入したり添付ファイルを追記することができるようになります。

 

通知の設定

イベントカレンダーでやったのと同様に、更新通知設定のチェックボックスが入っている場合のみ、スペースのメンバーに通知されるように設定します。

今回は、一度登録されたレコードが、進捗に応じて追記・修正されていくという使い方を想定しています。上記の「レコードの条件通知」では、レコードがその条件を満たした最初のタイミングで通知が発信されますが、条件を満たした状態のままで内容が更新されても通知はされません。

そこで、「アプリの条件通知」という機能を使ってみることにします。
アプリの設定>設定>通知>アプリの条件通知通知先に「Everyone」を追加し、「レコード編集」のチェックボックスにチェックを入れて保存します。

 

この設定で試してみましょう。①レコードを追加 ②レコードを修正保存 と2つの操作をしてみました。ところが、自分宛ての通知をチェックしても、先ほど「レコードの条件通知」で設定した通知(レコードの追加時に作動)は届いていますが、レコード編集の通知が届きません。

 

アプリの条件通知の落とし穴

この状況は、以前別の記事で紹介したのと同じ事例です。「アプリの条件通知」で通知先に指定したユーザーやグループについては、「自分宛て」の通知は発信されず、「通常の通知」となってしまう。従って通知画面やメール通知の設定によっては思ったように通知が発信されないことがある、ということになります。

記事で紹介したように、フォーム内に「レコード編集時の通知先」(ユーザー選択フィールド)を追加して、これを通知先に設定することにしました。

参考:【kintone標準機能】アプリの条件通知で「通知が来ない!」ってなったときに読む話

この設定変更によって、更新通知のチェックボックスは新規レコード登録時の通知有無を決めることになり、レコード編集時については、ここのチェックボックスの有無にかかわらず、通知先に登録されている通知先に通知がされることになります。この理由は、アプリの条件通知においては、通知の条件としてフィールドの条件を選ぶことができないためです。ちょっと運用で注意が必要になりますね。

 

この記事のまとめ

この記事では、kintoneの標準機能で、サイボウズLiveのToDoリストの機能を再現したアプリを作りました。

  1. テーブルを使って、コメントや添付ファイルの追記を時系列で残していけるようにしました。
  2. 新規ToDoの追加時と、レコード修正時に通知を発信するよう設定しました

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  2. イベントカレンダー編
  3. ToDoリスト編(この記事)
  4. 共有フォルダ編

 

 

★下のダウンロードボタンから、今回作成したkintoneスペースのテンプレートおよび、アプリセットのテンプレートをダウンロードできます。kintoneアプリ作成初心者の人はぜひ参考にしてみてください。

スペーステンプレートのダウンロード アプリテンプレートのダウンロード

 

※スペース(スペース内アプリやスレッドを含む)をまるごとテンプレートで再現したい場合は、スペーステンプレートをダウンロードしてください。アプリをスペース内ではなく通常のポータルに設置したい場合は、アプリテンプレートをダウンロードしてください。

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