kintone サイボウズLive化作戦(共有フォルダ編)

この記事の概要

★この記事は「kintone Advent Calendar 2017」の4日目の記事です。

みなさんこんにちは。プロジェクト・アスノート代表の松田です。
無料で使えるグループウェアとして、多くの人に愛されていたサイボウズLiveが、残念ながら2019年4月15日をもってサービス終了になることが決まりました。この発表を受けて、さまざまなサービスが移行受け入れ発表を行い、移行ユーザー獲得ブームが起こっています。

今回は、同じサイボウズのkintoneを使って、サイボウズLiveの機能を再現してみます。

この記事では、kintoneの標準機能で、サイボウズLiveの共有フォルダの機能を再現したアプリを作るための手順と考え方を解説します。

★記事の最後で、今回作成したkintoneスペースのテンプレートおよび、アプリセットのテンプレートをダウンロードできます。kintoneアプリ作成初心者の人はぜひ参考にしてみてください。

▼関連記事:「kintone サイボウズLive化作戦」シリーズ

  1. グループ・トップページ編
  2. イベントカレンダー編
  3. ToDoリスト編
  4. 共有フォルダ編(この記事)

サイボウズLiveの画面を確認

それではまず、サイボウズLiveの画面を確認しながら、機能を洗い出してみます。
各画面ごとに、機能を洗い出してみました。

共有フォルダ一覧画面

  • 共有フォルダを複数登録できる

ファイル追加画面

  • ドラッグアンドドロップでファイルを追加できるシンプルな画面です

ファイルの詳細画面

ファイル情報の変更画面

  • タイトルを設定、変更することができます
  • メモとしてコメントを追加・編集することができます。
  • この更新を通知するかどうかを設定することが可能(チェックボックス)

kintoneアプリの構成

フォーム設定

  • タイトル(文字列(1行))
  • 更新通知チェックボックス
  • 更新の通知先(グループ選択)
  • テーブル(以下をテーブル化)
    • 日時
    • 添付ファイル
    • メモ(文字列(複数行))
    • ユーザー選択(初期設定:ログインユーザー)
  • 作成日時、作成者、更新日時、更新者

カテゴリーの設定

フォルダ設定のために、カテゴリー機能を設定します。

アプリの設定>設定タブ>その他の設定>カテゴリー を開く。カテゴリーを設定すると、レコード作成・編集画面及び一覧画面にカテゴリーが表示されます。

レコード作成・編集画面

 

一覧画面

 

添付ファイルの履歴とコメントを追記できるようにしたい

サイボウズLiveの共有フォルダ機能では、ファイルを差し替えていくことで、自動で履歴が残っていくようになっています。

テーブルではなく、通常の添付ファイルフィールドを置いて、ここの添付ファイルを差し替えていく(削除してアップロード)ことで更新していくやり方もあります。この方法では添付ファイルの履歴はレコードのフィールド画面には残りませんが、レコードの変更履歴のところに添付ファイルの変更履歴も残されます。

 

 

ですが今回は、ToDoリストと同様に、添付ファイルとコメントを1行としてテーブルに記録していく形で作ってみました。このあたりは、用途に合わせてアレンジしていけばいいと思います。

 

通知の設定

イベントカレンダーやToDoでやったのと同様に、更新通知設定のチェックボックスが入っている場合のみ、スペースのメンバーに通知されるように設定します。

今回は共有フォルダですから、まず最初にファイルを登録(新規レコードが作成・登録)されたときに通知をする必要があります。次にレコードが更新されたタイミングで通知するタイミングがあります。「レコードの条件通知」では、レコードがその条件を満たした最初のタイミングで通知が発信されますので、初回にレコードが追加されたタイミングの通知はこの設定で可能となります。

そこで今回もレコード更新時の通知として、「アプリの条件通知」の機能を使うことにします。
ただし、これまでの記事で紹介したとおり、アプリの設定>設定>通知>アプリの条件通知通知先に「Everyone」を追加し、「レコード編集」のチェックボックスにチェックを入れて保存します。

更新通知のチェックボックスは新規レコード登録時の通知有無を決めることになり、レコード編集時については、ここのチェックボックスの有無にかかわらず、通知先に登録されている通知先に通知がされる(アプリの条件通知)ことになります。このあたりは、運用で注意が必要になりますね。フィールドの表示名を工夫してもいいかもしれません。

 

この記事のまとめ

この記事では、kintoneの標準機能で、サイボウズLiveの共有フォルダの機能を再現したアプリを作りました。

  1. フォルダ構成は、kintoneのカテゴリーを使いました
  2. テーブルを使って、添付ファイルの更新やコメント追記を時系列で記録するようにしました

▼関連記事:「kintone サイボウズLive化作戦」シリーズ

  1. グループ・トップページ編
  2. イベントカレンダー編
  3. ToDoリスト編
  4. 共有フォルダ編(この記事)

 

★下のダウンロードボタンから、今回作成したkintoneスペースのテンプレートおよび、アプリセットのテンプレートをダウンロードできます。kintoneアプリ作成初心者の人はぜひ参考にしてみてください。

スペーステンプレートのダウンロード アプリテンプレートのダウンロード

 

※スペース(スペース内アプリやスレッドを含む)をまるごとテンプレートで再現したい場合は、スペーステンプレートをダウンロードしてください。アプリをスペース内ではなく通常のポータルに設置したい場合は、アプリテンプレートをダウンロードしてください。

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