【kintone標準機能】アプリの条件通知で「通知が来ない!」ってなったときに読む話

今回の概要
  1. 「アプリの条件通知」の場合、通知先に指定したユーザーやグループについては、「自分宛て」の通知は発信されず、「通常の通知」となってしまうので注意が必要
  2. どうしても自分宛の通知を発信したい場合は、アプリ内にユーザーや組織選択フィールドを置いて、そのフィールドに対して通知設定をすればOK!

「通知が来ない!」  アプリの条件通知を設定したのに・・・

みなさんこんにちは。プロジェクト・アスノート代表の松田です。

kintoneの通知機能、便利ですよね! でも使い方、設定の仕方に慣れていないと、なかなか思うように使いこなせないこともあります。今回は、そんな通知あるあるの1つを紹介します。

 

こんなアプリの使い方をしたいと思っています。

kintoneで案件の進捗管理アプリを作りました。
最初にレコードを登録するときに、その案件の詳細情報や期限、優先度を登録して、その進捗状況を都度入力しながら、メンバーと状況を共有します。

メンバーとのちょっとしたやりとりは、レコードのコメントを使って行います。それ以外にも進捗によって、途中で記録しておくべき情報や、共有したい添付ファイルがあります。そこでサブテーブルを使って進捗状況や添付ファイルを記録することにしました。(参考: https://pj.asunote.jp/add-subtable-for-comments/

 

次に必要になるのが、メンバーとの共有手段です。コメントのやりとりについては、メンション(@名前)を使えば通知されますが、アプリのデータが修正・追記されたときにも通知が欲しいですね。

そこで、「アプリの条件通知」という機能を使ってみることにします。

アプリの設定>設定>通知>アプリの条件通知
通知先に「Everyone」を追加し、「レコード編集」のチェックボックスにチェックを入れて保存します。

 

ポイント

通知先については、このアプリを使うメンバーに応じて、組織やグループを設定してもOKです。

スペースを使っている場合は、「非公開スペース」の場合はEveryoneはそのスペースのメンバーを指しますが、「公開スペース」の場合は、kintoneユーザー全体に通知されることになりますので、要注意です。

この設定で試してみましょう。

①レコードを追加 ②レコードを修正保存 と2つの操作をしてみました。
ところが、自分宛ての通知をチェックしても、先ほど「レコードの条件通知」で設定した通知(レコードの追加時に作動)は届いていますが、レコード編集の通知が届きません。

 

ポイント

通知の確認をするときは、アプリの操作をした人以外のユーザーで行うようにしてください。通知を発信する操作を行った本人には通知は送られませんので、注意が必要です。

 

ちょっとわかりにくいアプリの条件通知のコツ:

自分宛通知と通常の通知の違い

kintoneヘルプをよーく読んでみるとこんな記載がありました。

https://jp.cybozu.help/ja/k/user/notification_type

 

「アプリの条件通知」の場合、通知先に指定したユーザーやグループについては、「自分宛て」の通知は発信されず、「通常の通知」となってしまうということです。

通常、kintoneの画面の上部にある通知アイコン(ベル)から通知画面を開くと「自分宛」の通知が表示されるようになっていますが、ここには表示されません。

また、通知をメールでも受け取る設定をすることが可能ですが(歯車アイコン→個人設定→メール通知)、ここで「自分宛の通知のみメールで受信」と設定していた場合、通知メールも来ないということになります。

 

 

対策案

ここで改めてヘルプをよく確認すると、「自分宛」の通知を受信するユーザーとして、通知先に指定された、ユーザー選択、組織選択、グループ選択フィールドという記載がありました。

 

通知設定の中で指定したグループ「Everyone」だと自分宛通知にはなりませんが、アプリに通知先のフィールドを設定しておき、それを通知先に設定すれば自分宛通知されるように設定できるということです。

さっそく設定してみましょう。まずアプリのフィールドを追加する必要があります。

 

 

今回送信したい通知先は、Everyoneというグループですので、「グループ選択」フィールドを追加し、以下のように設定します。

  • フィールド名:レコード編集時の通知先
  • 初期値: Everyone

 

 

次に通知設定を修正します。アプリの条件通知の設定を以下のように変更しました。

 

 

先ほど設定した、Everyoneの通知先は削除します。
「フォームのフィールドを追加」から先ほど設定した「レコード編集時の通知先」フィールドを選択し、レコード編集とコメント書き込みのチェックをつけます。

レコード追加のチェックは必要に応じて設定してください。今回はレコード追加時の通知は、「レコードの条件通知」で行うことにするので、チェックを外した例を載せています。

これでレコード追加時、レコード内容編集時ともに通知を出す設定が可能になりました。実際にレコードを追加・修正してみて確認してみましょう。

 

今回のまとめ
  1. 「アプリの条件通知」の場合、通知先に指定したユーザーやグループについては、「自分宛て」の通知は発信されず、「通常の通知」となってしまう
  2. どうしても自分宛の通知を発信したい場合は、アプリ内にユーザーや組織選択フィールドを置いて、そのフィールドに対して通知設定をすればOK!

▼参考リンク

 

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