「週報」やめませんか?~クラウド時代の報連相のあり方

報連相(ほうれんそう):報告・連絡・相談

あなたも社会人になるとき、新人研修などで教えられたのではないでしょうか?

「何でもかんでも報連相しろって言われるけど、やってらんないよ」
「ウチの部下は、きちんと報連相をしないんだけど、困ったもんだ」
上司と部下、それぞれの立場からいろいろな愚痴?を聞くことがよくあります。今回はkintoneなどのクラウドツールを使った仕事のスタイルの中で、報連相のスタイルがどうあるべきか、どのように変わっていくべきか、ちょっとだけ考えてみましょう。

あなたの会社(グループ)の報連相は?

  • 業務の進捗状況を上司に報告
  • 案件の進捗を管理表に記入して報告
  • 今日の行動記録を日報に記入して上司に報告・・・・・

あなたの会社では、どんな業務について報連相的報告?が行われているのでしょうか?
ここは業務内容によっても変わるのだと思います。

報告のスタイルもさまざまでしょう。

  1. 日報スタイル: 日々あったことを報告&振り返りベースで書いていく
  2. 案件スタイル: 案件ベースに進捗があったところを報告していく
  3. ハイブリッド: 1と2のハイブリッド型

これまでの報連相のやり方

報告する内容やタイミングは、いろいろあると思いますが、手段についてはほぼ次のようなやり方で行われているのではないでしょうか?

  • Excelで週報、日報、課題管理表を作り、それを毎週更新していく
  • ファイルをメールで送ったり、共有ファイルサーバーで共有する。

こんな声が聞こえてきそうです

「金曜日の15時までに、週報ちゃんと保存しといてね~」

「はーい。。。」

裏では、

Excelのシートをコピーして、シート名を変えて
Excelの列をコピーして、今週の内容を記入して・・・・

「えっと、月曜は何をしたっけ・・・」

「進捗度を数字で書け?
まぁ適当でいいや。5%増やしとけ」

そして、微妙な名前のExcelやWord、PowerPointのファイルが増えていく・・・・

一方報告をもらう方の立場だと?

自分にレポートを上げてくる部下が10人いるとします。

日報と週報をまじめに運用した場合を想像してみましょう。

  1. 日報
    毎日Excelファイルが10個
    → 一週間に50個
    → 月に200個
  2. 週報
    → 毎週Excelファイルが10個
    → 月に40個
  3. 合計
    毎週60個のExcelファイル
    毎月240個のExcelファイル

想像するだけで、嫌になりますね。。。

これらのレポートの内容を把握しながら、各案件のこれまでの推移や今後の計画を考慮したうえで、適切な指示やアドバイスを部下に与える。場合によっては新人メンバーなどの場合は、書き方についても指導しながら書き直させる。。。

部下へのアドバイスはどうしましょうか?

  1. Excelに記入
    → 読んどけメール
  2. メールで記入・送信
    → きっと乱発されるのであとで整理したり探すのは困難

あのとき何を言ったか、その後どうなったか、記憶力だよりになります

今こそ業務改善!やり方を変えよう

わたしはこんなのはイヤです。

なので、kintoneという武器を手に入れたあなたは、上司の立場であれば即刻、改善を意思決定しましょう。部下の立場の人であれば、同じような考えを持つ仲間を作りつつ、「ぜひ変えましょう!」と今すぐ改善の提案の声を上げましょう。

クラウド時代の報連相

それでは、クラウドツールを使うと何がどう変わるのでしょうか。

Excelではなくkintoneのアプリを使う場合、すぐに想像できることは次のようなことですね!

  1. 常に最新版のデータを維持できる
  2.  データがバラバラにならず、1つのアプリに統合できる
  3.  通知を使った連絡ができる
  4. コメントを使ったコミュニケーション(アドバイスや指示)ができる

業務改善 こんな考え方はやめたほうがいいです:

機能としてのkintoneアプリの使い方はなんとなく想像できます。でもここで1つ、気をつけて欲しいことがあります。こんな発想で使い始めるのはやめたほうがいいです。

今までのやり方を再現したい

  • 今までExcel週報でやっていたから、グループウェアを使ってもそのやり方を再現したい。
    • Excelと同じようなフォーマットにしてほしい
    • kintoneで日報、週報、月報をそのまま再現させたい
    • あんなこともできないの?Excelではできたけど・・・

ぜひこんなふうに考えてください!

道具が変わるタイミングというのは、これまでやってきた業務を根本的に見直すことができる、数少ないチャンスなのです。

ぜひ、このタイミングで「クラウド時代の新しい働き方」へのチャレンジを行いましょう。

kintoneを使い始めると「週次」という考え方にだんだん意味がなくなる

いつでも進捗やコメントが記入できて、ほぼリアルタイムでコミュニケーションができるようになると、いろいろなことを「次回の週報」「次回のミーティング」まで待つことが、おっくうになってきます。

ぜひとも、次のようなスタイルで仕事を進めてみてください。

  • 対上司:リアルタイム共有&リアルタイムフォロー
  • 対同僚:(必要に応じた)リアルタイム共有&巻き込み

 

報連相手段を変えると、ミーティングも変わる

これまでのミーティングスタイル

定例(定期)ミーティング

これもだいたいどこの職場でも行われているのではないでしょうか?

そしてきっと次のようなやり方で進められていませんか?

  • 週報を一人ずつ開き、一通り報告を読んでいく
  • (そして上司がいろいろ言うけど、実はあまり見直されない)

これからのミーティングのあり方

常に最新情報が集まってくるアプリがあるわけですから、ミーティングに集まった時点ですでに各人のレポートは概略共有されている状態です。そして必要な上司からの指示や、同僚からのアドバイスも、大方終わっている状態。

極端な話をすると、

  •  基本的にリアルに顔を合わせる必要はなくなる

ということですね。

報連相という業務のやり方が変わってくると、おのずとミーティングというもののあり方も変わっていきます。

  • 集まって議論すべき内容だけを集中的に話す

テレワークや在宅勤務などのワークスタイルの多様化を考えたときにも、ベーシックな報連相の手段をクラウド化しておくことは、もはや必須と言えるのではないでしょうか。

もう一度。報連相の本質とは

「報告」「連絡」「相談」のそれぞれの頭の文字をとって「報連相(ほうれんそう)」。1982年頃、当時の山種証券(現・SMBCフレンド証券)の山崎富治社長が発案し、社内で「ほうれんそう運動」を始めたのがキッカケ

報連相の本質は、とにかく行動をなんでも報告することでは決してなく、組織の中の風通しをよくすることで、個性の違うメンバーへのフォローであったり、業務を進めるためのスキルのサポートであったり、そして何よりも、「ネガティブな情報を抵抗なく共有できる文化」を醸成すること。

すなわち、単に報告・連絡・相談という「作業」をすることではない。

組織の「コミュニケーション」を活性化させ、チームワークあふれる組織にするための活動と捉えたほうがいいと思います。

まちがったやり方を長く続けていると、メンバーの「考える力」を奪うことにもなります。

  • とにかくなんでも報連相すればいい→ 自分で考えなくなる

最後の最後に。

報連相というコミュニケーションは、「部下から上司」という一方通行ではありませんね。

「うちの部下は報連相ができない」と愚痴る前に、ちょっと立ち止まってあなたの行動も見直してみませんか?

業務改善は自ら進めるものだと思います。

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