【kintone業務改善】通知機能を便利に使うための技(その1)通知先のマスター化

「製品Aに関する情報の場合は〇〇さんと〇〇さん、製品Bのときは〇〇さんと、あとあのグループのみんなにも通知しといてね」

みなさんこんにちは。プロジェクト・アスノート代表の松田です。
kintoneでアプリに登録された情報を、関係者にお知らせを発信して共有したい時には、通知機能を活用します。冒頭のようなニーズはよくありますよね。

通知の製品によってアプリを分けてしまう、という方法もありますが、通常はひとつのアプリで複数の製品であったり、お客さんであったりの情報を取り扱うことが多いと思います。

上のケースは、お客さんとの商談メモをkintoneアプリで作っている部署のメンバーから実際に聞いた話です。そして彼女はさらに、

「kintoneの設定で、各製品ごとの通知先を自動で振り分けられるようにしてください」

うん、これなら「レコードの条件通知」をうまく設定すればできそうです。ところが、

「でも内容によって、追加で入れたい人もいるし、通知先から外したい人もいるんです。。。」

この記事の概要

今回はkintone標準機能でよく使われる「通知」について、さらに便利に使うための工夫を紹介します。これで人数の多い通知先の管理や、パターンが多い場合の通知先管理が楽にできるようになります!

 

レコードの通知設定の活用法

レコードの条件通知を使う場合の、通知先の設定の仕方は大きく2つありますね。

  1. 設定の中でユーザー名や部署、グループを直接設定する
  2. アプリの中に「通知先」というフィールド(ユーザー選択フィールドや、組織選択、グループ選択)を設置して、レコード登録時にここを編集する

1の場合は、一度決めた通知先設定を変更するためには、アプリの管理権限を持っている人が設定画面から操作する必要があります。また、レコードの画面を見たときに、誰に通知が行くのかがわかりにくいというデメリットもあります。

これは、通知先がほぼ固定で変更がないケースで使えそうですね。

また、パターンが色々ある場合であれば、チェックボックスで選択させるようにしておいて、それに応じた通知先を設定しておく、という方法もあります。

2の方法では、レコードを登録するときに、都度通知先を設定する必要があるため、レコード作成時の手間がかかります。工夫するとしたら、デフォルトで選択されるユーザーをあらかじめ設定しておき、要らないものを削除したり、必要な通知先を追加する、という方法があります。

これは、基本的な通知先はほぼ決まっていて、それに対してちょっと修正すればいいというケースで使えそうです。デフォルト通知先をメンテナンスする時は、この場合もアプリの管理権限を持っている人が設定変更する必要があります。

複雑な通知先を使いこなすための工夫

そこで次のような工夫をすることで、ユーザーが自ら複雑な通知先を管理して使うことができるようになりました。今回紹介する例は、kintoneの標準機能の組合せで実現しています。

概要

通知が必要な情報を登録する、掲示板アプリがあります。レコードの内容によって通知先をあらかじめ登録しておくための通知先マスターアプリを作成します。掲示板アプリにルックアップフィールドを設置して、通知先マスターアプリをルックアップするように設定します。ここで同時に通知先アプリに登録してある通知先(ユーザー選択フィールドの内容)を、掲示板アプリの中にある通知先(ユーザー選択フィールド)にコピーします。

 

 

通知先マスターアプリの設定

フォームの設定

まず、通知先を登録しておくためのアプリを作成します。図のようにフォームを設定します。

  • 通知先登録を選ぶ時に表示されるタイトル【文字列(1行)】
  • 概要 【文字列(複数行)】
    メモがあると、マスターを選択するときに便利ですね!
  • 通知先(個人) 【ユーザー選択】
  • 通知先(組織) 【組織選択】

以上のようなフィールドを設定しました。場合によっては「グループ選択」フィールドを使う場合もありますね。

実際に登録したレコードはこのようになります。ユーザー単位の通知先と、組織単位でまとめて通知する場合の両方に対応できます。

掲示板アプリの設定(ルックアップ)

次に掲示板アプリ(通知を発信するアプリ)の設定を行います。タイトルや内容などの下に、通知先設定用のフィールドを配置します。

ここで、ポイントになるのは、通知先マスターアプリのデータをコピーしてくるために「ルックアップフィールド」を設置することです。

ルックアップフィールドの設定内容は、図のようにします。関連付けるアプリには先ほど作った通知先マスターを設定し、「ほかのフィールドのコピー」のところに、コピーしたい通知先の登録されたフィールドを設定します。今回の場合では以下の3つです。

  • 通知先(ユーザー)
  • 通知先(組織)
  • メモ

掲示板アプリの設定(レコードの条件通知)

次に、通知の設定を行います。

通知を発信する条件は、状況に応じていろいろな設定が可能です。(下のよく使う通知発信の条件を参考にしてください)

ポイントは、通知先としてフォームに設定したフィールドを設定することです。今回は次の2つを設定しました。

  • 通知先(ユーザー)
  • 通知先(組織)

 

よく使う通知発信の条件(レコードの条件通知)

  1. 保存されたらとにかく全件通知
    レコード番号 ≧ 1
  2. (プロセス管理を設定している場合)指定のステータスになったとき
  3. 通知する意思入れがなされている場合ラジオボタンやチェックボックなどで「通知する」が選択された場合

使い勝手の検証

あらかじめ、通知先マスターには、何件かの通知先を登録しておきます。

掲示板アプリにレコードを新規作成して、「通知先マスター選択」(ルックアップフィールド)の取得ボタンを押します。

このように選択肢が表示され、その中から設定したいものを選択します。

通知先マスターアプリから、通知先の設定がコピーされてきました!

まとめ

今回やった、ルックアップ先のアプリからデータをコピーしてくる、という方法では、コピーされたフィールドは編集不可になってしまいます。パターン以外にも通知先を追加したい、ということがあるようでしたら、もう一つ「個別通知先」のようなフィールドを入れてもいいと思います。

通知に関しては、用途によってさまざまなニーズがあります。今回の方法にさらに工夫を加えることでさらにいろいろなことができるようになります。

この設定で使い始めてしばらくして、次のような意見が出てきました。

「通知先を選ぶときに、他の人が設定した通知先がたくさん出てきて、選びにくくなった」

さぁ、業務改善のスタートです。どうしたらさらに使い勝手をよくすることができるでしょうか?次の記事では、ここを改善してみたいと思います。

▶次の記事:【kintone標準機能】通知機能を便利に使うための技(その2)

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