【kintone業務改善】通知機能を便利に使うための技(その2)通知先マスター応用編

この記事の概要

みなさんこんにちは。プロジェクト・アスノート代表の松田です。前回の記事で、通知先設定を登録しておくための通知先マスターを作り、そこからルックアップ機能で通知先設定をコピーしてくることで、さまざまなパターンの通知先設定を管理するためのテクニックを紹介しました。

この設定で使い始めて出てきた改善のリクエストに対応する方法を考えてみましょう。

「通知先を選ぶときに、他の人が設定した通知先がたくさん出てきて、選びにくくなった」

自分専用の通知先マスタにする

前回の記事でヒントとして下のような通知先マスターのアプリ画面を見てもらいました。

この中で、前回作ったアプリと違っているところは赤枠の中です。タイトル以外に、共有範囲(個人)と共有範囲(組織)が設定されているのがわかると思います。通知先マスターを自分(または指定した組織内)専用にするために、共有したい範囲をこの2つのフィールドで指定して、「レコードのアクセス権」と組み合わせることで、自分が共有範囲の中に設定されているマスターだけが参照可能となる、すなわちそれ以外の登録先は見えないようにしてみます。

 

ポイント

レコードのアクセス権設定は、このようにレコード内のユーザー選択フィールドや組織選択フィールド、グループ選択フィールドと組み合わせて使うと、権限の範囲を動的に変化させることが可能になります。

 

フォームの設定

自分専用というのであれば、自動で設定されている「作成者」を使うのもありだと思います。しかし、管理者的な使い方として、他の人の使うマスターを登録してあげたり、あとで参照範囲を変更する必要があることを想定して、ここでは「ユーザー選択フィールド」を使うことにしました。初期値「をログインユーザー」にしておくと、何も設定変更をしなければ、レコードを作成したユーザーが自動で登録されることになります。

初期値にログインユーザーを設定する方法

ユーザー選択フィールドの初期値にログインユーザーを設定する方法は次のとおりです。これはよく使う手順なので、覚えておきましょう。

ユーザー選択フィールドの設定画面を開いて、初期値という欄の右側にある青いボタンをクリックし、ユーザー選択画面を開いて次の手順で設定します。

  1. 「その他」タブを開く
  2. 左側に表示される「ログインユーザー」を選択
  3. 右側に表示される「ログインユーザー」を選択した後で
  4. 保存ボタンをクリック

レコードのアクセス権の設定

レコードのアクセス権設定で、設置した2つのフィールドに参照(必要に応じて編集)権限を与えます。

掲示板アプリ(通知が必要なアプリ)の設定

前回の記事と同様に、通知先マスターを参照してコピーするためにルックアップフィールドを設定します。

ルックアップの設定は、アプリを今回作ったアプリに関連付けるだけで、残りの設定は同様でかまいません。

 

ポイント

ルックアップフィールドは、一度アプリの運用を開始した後には、関連先のアプリを変更することはできません。フィールドの複製で作成された新しいフィールドについては、変更可能です。旧ルックアップフィールドを複製して、関連付けるアプリを変更します。前回の通知先マスターアプリを変更した人はそのままでOKです。

 

振り返り

レコードのアクセス権設定は、レコード単位で閲覧や編集の権限をコントロールすることができます。これを応用することで通知先マスターアプリを、自分専用、自組織専用のマスターとして、みんなで共有することができるようになりました。

これを応用すると、個人用のアプリのように見えるけど、実はみんなで共有している、ということを実現することができます。

前回の記事もぜひ読んでみてください
【kintone標準機能】通知機能を便利に使うための技(その1)

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