【特別寄稿】海の向こうから感動を。 The emotion she brought us beyond the sea.

プロジェクト・アスノート代表の松田正太郎です。

仲間から感動の連絡がありました。

何年か前にkintoneを導入した海外の会社から、現地のメンバーが来日し、「kintoneを入れて良くなったことを、どうしても伝えたい」ということで、ミーティングが行われたそうです。

「そんないいことは他のみんなにも伝えないといかん!すぐに記事を書きなさい!」ということで、レポートを書いてもらいました。ということで今回は特別寄稿という形でお送りします。

 

だからkintone業務改善はやめられません。

 

▶English article

海の向こうから感動を。 The emotion she brought us beyond the sea.

こんにちは。かりんこラボの坂本です。

私はずっと、業務システムの開発・運用保守チームで、いわゆる「ゴリゴリのシステム開発」をやっていました。最近では、キントーンを使った業務改善や、JavaScriptカスタマイズ、プラグイン開発の仕事もしています。

今回来日した彼女の仕事は本社の管理部門。キントーンは2015年頃から使い始め、ワークフローや、営業チームの出張報告や顧客管理などの業務で使っています。アプリの開発や業務プロセスの見直しをするときも、主担当として関わってくれており、キントーンもかなりマスターしています。

今日のミーティングは全編英語。その中でがんばって印象に残ったのはこんなことでした。

 

印象に残ったことメモ

メンバーの入れ替わりが多くても、必要な情報が蓄積していっているので、情報共有がしやすくなった。

海外の企業は、現地人のナショナルスタッフの入れ替わりがかなり激しいとのことです(キントーンのユーザー登録や停止依頼も頻度が高いです)。従来は担当が変わるときに一応、引き継ぎ資料は作っていたものの、そこで伝えられることはごくごく一部。

でも今は顧客ごとの情報や、製品ごとの情報が、キントーンの中で整理されて蓄積しているので、担当変更や引き継ぎのときこそ、その威力が発揮されます。

 

ワークフロー(プロセス管理)をつかっているので、自分が何をすべきかというのがすぐわかる。

従来は、業務プロセスをフローチャートにはするものの、実際の仕事はメールベースで流れていくため、膨大なメールをフォルダー分類などをしながらなんとかがんばっていました。でも実際は忘れてしまい、ほかの人から言われて思い出す、ということが多かったそうです。

キントーンのプロセス管理を使うと、案件ごとの担当者やステータスがキチンと整理されるので、今自分がやるべきことが一目瞭然になります。

 

1つの案件に対して、必要なやり取りはコメントを使っているが、色々な関係者を巻き込んでのやり取りが案件に紐付いて残っているので、後から見たときにわかりやすい

彼らはレコードのコメント機能をものすごく活用しています。もともとLINEやWeChatやWhatsAppなどのチャットツールを使ってのコミュニケーションを活発に行なっていました。なのでキントーンのコメント機能も、教えてもいないのにすぐ使い始めていました。

LINEなどのチャットツールでは、すべてのやりとりが1つの場に混在してしまうけど、キントーンのアプリコメントは案件ごとにそれに関連するやりとりがちゃんと紐付いています。これって実はものすごいことなんですね。

 

コメントでメンションをつけたり、プロセス管理の通知によって、アクションが素早くできるようになった

自分への通知がまとまって見えること。そしてその場で返答したりと次のアクションがすぐできること。通知を開くと必要な情報はそこに全部そろっていること。

 

今までは各自バラバラにドキュメントをコピーしてお客さんに配っていたから、誰がどのお客さんに何を出したかちゃんと把握するのにとても時間がかかっていたけど、データはキントーンに残し、お客さんにはプリントクリエイターで出力した帳票を送付することで、何かあったときの対応もすぐできるようになった

これはお客さんに提出するドキュメントの作成管理、配布管理に関してのこと。従来は、Excelやワードの文書ファイルが整理されないままファイルサーバや個人PC、メールボックスに散らばっていました。今は、情報がキントーンの中にキチンと管理され、お客さんへの配布についても記録が残されています。

 

メールのやり取りが激減しエクセルやワードでの文書作成が減って、作業効率がよくなり、今までより少ない人数で回すことできるようになった

Excel、Wordで文書(帳票)を作成し、それをメールで共有したり送信する、という文化は根強く定着していましたが、キントーンの圧倒的な便利さは、自然と文化さえ変えてしまいました。その結果、自分も楽になり、作業も効率化する、結果的に生産性がものすごく向上する。

 

いろいろ思ったこと

キントーンはコミュニケーションツール

キントーンを使うことによって、とてもコミニュケーションが上手く取れるようになったというのを聞いて、キントーンはやっぱり、単なるデータベースの役割だけじゃなくコミニュケーションツールなんだなぁと思いました。

実際、コメントが頻繁にやり取りされてるのを見ていると、普通のシステムとはちがう、人に近いというか優しいというか、人に寄り添ってるというか、そういう仕組みだと思いました。

 

伝えてくれることのうれしさ

自分が関わったものが、業務に馴染んで使われて、それで楽しく便利になったってことを実感して使ってもらえていて、さらに、それを口でちゃんと伝えてもらったことはすごく嬉しかったです。

これまでのシステム開発では、本稼働し始めると使ってみて良いことも悪いことも伝えてくれることが少なかったです。今回みたいにちゃんと伝えてもらうことで、作る側もモチベーションアップになると思います。

場所的に離れているし、言語の壁もあるけれど、生の声が聞けたのは本当によかったです。

 

キントーンは使う人も変えてくれる

なかなか使われないアプリがあり、しばらく放置状態で諦めてたけど、徐々に浸透してきて使われ始めました。それはきっと、どこかの時点で便利さを感じて、いろんなことが楽になったことを実感したことで定着してきたんだと思います。

そして、自分たちの使うアプリを作る過程も一緒に経験していることもあり、ユーザー側からこれも出来るんじゃないか?という改善のアイデアも出てくるようになりました。そしてキントーンではそれがすぐに実現される。

業務システムは与えられたものを使うだけじゃなくて、自分たちの仕事は自分たちで積極的に変えていくというきっかけになっているんだということを改めて実感しました。

 

エンジニアとしてのびっくり

今回のキントーンの仕組みは、プリントクリエイターを導入しているものの、ほぼ標準機能のみで作られています。すごいJavaScriptカスタマイズもプラグインもいれてないし、作るのに時間をほとんどかけていません。

それなのに、こんなに満足できるものが提供できるって、すごいことだと改めて感じます。
費用対効果も、従来のシステム開発からするとありえないぐらいの違いだと思いました。

 

さいごに

松田です。いかがでしたでしょうか。
海外ユーザーから直接渡してもらった感動が伝わってくるレポートでしたね!

 

日本の企業が海外に現地法人を作るとき、人事や総務、経理、営業などの機能部門の人間はそれなりに送り込むんですが、いわゆる会社全体の業務プロセスを見て、それを改善し生産性を上げていく、という人材はほとんといません。そんな業務自体がそもそも存在していないことが非常に多いと思います。

現場のマネージャーは、業務を効率よくしたい、という思いは持ってはいても、どうしたらいいかわからないし、お金もそんなにはかけられない。結局、部下に「がんばれ」というしかない。

その結果、膨大な業務マニュアルやフローチャートなどの資料が作られ、Excel作業は増える。でも根本的な解決には遠い。

 

このような状況は、少なくとも私が見てきた多くの海外現地法人においてはほとんどの会社で共通するものでした。これらを何とか打破して生産性を上げていくことは、その会社にとっての死活問題だなと思っていました。

kintoneはこのような状況を脱却するための、強い武器です。

しかしながら、業務改善を推進する人。これが圧倒的に不足しています。

 

プロジェクト・アスノートは、そういうお手伝いをしながら同時に、広く世の中に業務改善ができる人材を育てて増やしていきたいという思いから生まれました。同じような思いを持つ人はぜひ、情報交換や協力をしながら、同じ方向に向かっていきませんか。

また同じことをいいます。

これだから、kintone業務改善はやめられません!

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