３．プロセス設定に必要な項目を整理する

今回行いたい変更は、二段階の承認プロセスを表現することと、差し戻しを表現すること、却下を表現することです。

表　プロセス管理の設定内容

完了と却下については、次に移行するべきステータスが無い（すなわちプロセスの終着点）ので、この表の現ステータスには出てきません。確認中と承認中のステータスの行の中で、ボタン名を２行設定しています。これによってアプリの画面上ではボタンが２つ表示されることになります。

kintoneに設定するための準備が、これで整いました。

このような考え方で、業務プロセスを整理することを覚えておいてください。この表の内容が、kintoneにプロセス管理を設定するときに必要な情報となります。慣れてくると頭の中でも整理できると思いますが、最初のうちは、ぜひホワイトボードや紙に書いて整理してみることをおすすめします。

５．動作確認

確認者、承認者に作業者を設定していませんので、１人でまずは全プロセスが正しく動くか、確認することができます。

1. 【担当者の画面】
   新規レコードを作成・保存して、「確認依頼する」ボタンでステータスを進めてみます。
2. 【確認者の画面】
   ステータス：確認中
   「確認OK→承認依頼」「差し戻す」の２つのボタンが表示されています。
   まずは通常ルートから確認します。
   「確認OK→承認依頼」ボタンを押してステータスを進めます。
3. 【承認者の画面】
   ステータス：承認中
   「承認する」「却下する」の２つのボタンが表示されています。
   「承認する」ボタンを押して、承認作業を行ってみます。
4. レコードのステータス：完了　となり、このレコードのプロセスは完了しました。

※あなたがアプリの管理者の場合、完了以前のステータスにおいて「現在の作業者を変更する」ボタンが表示されています。これは管理者が現在の作業者を変更する機能となります。通常の管理者以外の利用者の画面には表示されません。

次に、差し戻しを実行してみます。

1. 新規レコードを作成・保存して、「確認依頼する」ボタンでステータスを進めます。
2. 【確認者の画面】
   ステータス：確認中
   「確認OK→承認依頼」「差し戻す」の２つのボタンが表示されています。
   「差し戻す」ボタンを押して、担当者に差し戻してみましょう
3. 【担当者の画面】
   ステータス：差し戻し　となり、
   「再度確認依頼する」ボタンが表示されています。
   内容の修正が完了したということで、このボタンを押して再申請してみます。
4. ステータス：確認中　となり、差し戻しのフローを確認することができました。

「却下」の操作～ステータス：却下でプロセスは完了するため、作業者はいない

今回設定したとおり、２段階の承認プロセスが実現し、差し戻しや却下も動くことがわかりました。

一覧画面で確認すると、未処理のレコードと差し戻されたレコードの区別もつくようになり、完了したものと却下されたものもハッキリわかるようになりました。

アプリの一覧画面での各ステータスの見え方

実際にこのアプリを使い始めるときは、このあとステータスに応じた通知の設定や、アクセス権の設定が必要となります。前回の記事を参考にして設定してみましょう。

複雑な業務プロセスにも対応できる業務整理の手法

このシリーズでは、シンプルな業務プロセスを例として、業務の整理の仕方、そしてそれをkintoneのプロセス管理の設定に必要な情報に落とし込む考え方を紹介しています。

ここで行っている手法は、対象の業務プロセスがより複雑になった場合にも有効です。同様の手法をみなさん自身のアプリ構築にも応用してみてください。

次回からは、承認者が複数になった場合の設定方法について解説していきます。承認者全員の承認が必要なケースであったり、何人かの承認者の中で誰か1人が承認することが必要なケースの設定の仕方を紹介します。

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