kintoneでワークフロー1.単純承認プロセス

単純承認プロセス

一番基本となる、シンプルな業務プロセスを設定してみましょう。
今回のレクチャーを通して、プロセス管理に関するkintone独自の用語や、考え方に慣れていきましょう。kintone初心者の方はぜひ自分でも手を動かしてみてください。

このレクチャーの目的
  • 業務の流れを把握し整理する方法の基本を学ぶ
  • プロセス管理の設定方法の基本を学ぶ
  • プロセス管理に関する、kintone用語に慣れる
  • プロセス管理に関する、kintone独自の考え方に慣れる

1.今回のケース

次の図(フローチャート)のように、申請者が提出した申請内容について、1人の承認者がそれを判断し承認する、というものです。

現実の業務においては、途中の確認プロセスが入ったり、承認者が差し戻しをしたりするケースも考えられますが、今回は初回なのでこの一番シンプルな業務プロセスをkintoneで表現してみることにしましょう。

いきなりkintoneを開く前に、フローチャートを元に対象となる業務プロセスを見直しながら整理することが必要です。

2.業務プロセスを整理する

フローチャートの整理

「自分の業務の流れをフローチャートに整理してください」とお願いすると、たいがい上の図のような形で作成されることが多いと思います。業務をフローチャートに表わす場合、上の例以外にもさまざまな書き方があります。フローチャートの形式もいろいろありますが、書き方の手法よりも、ここで注目するべきポイントは次の2点です。

①登場人物(プレイヤー)

この業務プロセスに登場するのは、申請する人(担当者)と、承認者の2種類の登場人物です。上の図は作業の順番を書いただけなので、それぞれの作業はどの人(部署)が行う業務なのかを表す必要があります。

先ほどのフローチャートに書き込んでみました。申請書を作成するのは担当者が行い、それを承認者に提出します。申請書の内容を確認して承認するのは承認者の業務となります。現在その業務を進める担当になっていることを、「ボールを持っている」という言い方をよくします。次の人に業務を渡していくことを、「ボールを渡す」というふうに表現します。

このように、「誰が(どの部署が)やる業務か」という観点で業務の流れをを整理します。

②工程の単位(メッシュ)

次にフローチャートの中の角丸長方形で表現されている、業務(または作業)に注目した見直しをします。ここでのポイントはまず、

  • 作業:書類を作成する、集計をする等
  • 業務:一連の作業をひとくくりにしたもの
  • 連携:次の担当者(部署)に業務を引き渡すこと

を区別して考えることです。

上のフローチャートを例に見ていきましょう。

      1. 申請書作成
        これはひとくくりの業務でもあるし、必要事項を記入するという作業でもあります。作る人によっては、①申請書作成→②内容チェック→③不備があれば①に戻る のように、作業の手順を詳しくフローチャートに書く場合もあります。
        プロセス管理を設定するために必要な考え方は、1人の人が一連のまとまった複数の作業をする場合はまとめて考える、ということです。今回は「申請書を作成して提出する」というひとくくりの業務を、「起票」と表すことにします。
      2. 提出
        これはできた申請書を承認者に送る、という「業務の連携」を表しています。実際には紙の帳票で手渡しされていたり、電子ファイルのフォーマットに記載してメールで送るなどの手段で、前の担当者から後工程の担当者に、情報が伝達されるという工程です。このような「連携」は、1つの枠で示すのではなく、箱と箱を結ぶ矢印で表現することにします。kintoneの操作上はボタンを押すことでステータスが次のステップに移動します。
      3. 承認
        承認者が申請書の内容を確認し、承認するという行為を指しています。ひとくくりの業務を表していますのでこのままでオッケーですね。
      4. 承認完了
        ここには特に業務があるわけではなく、承認が終わった状態を表していますので、「終了」と同じと見ることができます。

見直し後のフローは次のようなシンプルな形になります。作業の手順ではなく、業務の流れが表現されるようになりました。

 

おすすめフローチャート表記法

ここまでで、この業務に出てくる登場人物(プレイヤー)と、フローチャートに記載すべき業務の単位を整理してきました。

プレイヤー(部署や担当者)の違いと業務の流れを同時に表現するフローチャートの書き方にもいろいろありますが、ここでは次のような表現をすることにしましょう。

背景にあるボックスはスイムレーンと呼び、プレイヤー(部署や担当者)を表します。今回は担当者と承認者の2つのプレイヤーなので、箱を2つ配置します。担当者が申請書を作るとこから業務が始まります。業務プロセスのスタートと終了は、丸い記号で表現します。青い長方形は業務の中の各タスクを表しています。

業務プロセスの表記方法:BPMN

今回使用したプロセス図の記法は、BPMNと呼ばれるものです。
業務プロセス図の書き方をもっと勉強したい人はこちらを参考にしてください:

kintoneのステータス切り分け

kintoneのプロセス管理では、業務プロセスが進んでいく各段階での状態を「ステータス」という言葉で表現しています。

業務フローを書いた段階では、そこには業務(タスク)が並んでいましたが、それを「この1件の業務は今、どういう状態(ステータス)なのか」というふうに整理する必要があります。

今回の業務では、スタートは担当者が申請書を作っている状態。次に承認者が承認を行っている状態。最後に、承認が終わり業務プロセスが終了した状態。という3つで表すことにします。これを先ほどのフローチャートに重ねてみましょう。

緑色の枠で囲んだのがステータスです。1つめは新しいレコードを作って申請書を作成している状態なので「作成中」でもいいですが、kintoneの1つめのステータスの初期状態は「未処理」となっていましたので、そのまま「未処理」とします。申請書の作成が完了したら、次のステータスの承認者へボールを渡します(【承認依頼する】ボタンで申請)。

次は「承認中」。承認者が申請内容を確認し、「承認」します。承認行為はkintoneではもちろん、ハンコなど使わずに、画面のボタン(【承認する】ボタン)を押すことで承認できるようになります。

承認が終わったら、業務的には完了です。最終ステータスは「完了」とします。

ステータス名の付け方について

kintoneのプロセス管理におけるステータスは、「そのレコードが今どのような常態か」を表すものです。従ってステータスの名前も、『誰が何をしている状態なのか』がすぐ理解できる名称がふさわしいと思います。複雑な業務プロセスになればなるほど、ステータス名の付け方に工夫が必要になる場合があります。

3.プロセス設定に必要な項目を整理する

この流れを整理すると、次のようになります。この表の考え方が、プロセス管理を設定するときの基本的な考え方になります。

表 プロセス管理の設定内容

現ステータス 作業者 条件 ボタン名 次のステータス
1 未処理 担当者 「申請する」 承認中
2 承認中 承認者 「承認する」 完了

この表の解釈はこういうことです:

  1. ステータス:未処理 の作業者は「担当者」であり、「申請する」ボタンを押すことで、次のステータス:承認中 に移行する
  2. ステータス:承認中 の作業者は「承認者」であり、「承認する」ボタンを押すことで、次のステータス:完了 に移行する
  3. ステータス:完了 からは、他のステータスへの移行はない

業務をまずはフローチャート等で整理し、それをこの形にすぐ(頭の中で)変換できるようになることが、kintoneのプロセス管理マスターの第一歩となります。今後のレクチャーの中で、徐々に複雑な業務プロセスを取り扱っていきます。ぜひ自分の手を動かして、フローチャートからこの表の形式への変換をやってみてください。

これで業務プロセスの情報を、プロセス管理を設定するのに必要な形に整理することができました。次はkintoneを開いてプロセス管理の設定をしてみましょう。